経営者支援 ITコーディネート業務効率化システム構築

  • 清水 尚志

新しい仕事環境「EGsuite」を再開発中です。

コロナ禍で、テレワークを余儀なくされている方々。いきなりテレワークをしろ!と言われても困ってしまいますよね。


新聞や雑誌で「出勤簿に判子を押すためだけに出社」など、センセーショナルな記事を読んだ記憶がありますが、現場は、とてもアナログなので、テレワークが機能していないのが現実だと思います。


私の知り合いも、最初は「テレワークしてます」と言っていましたが、いつの間にやら本音が出て「自宅待機してます」との弁。実際、人との接触を50%以下にしてほしいとの自粛要請。これを守らずにクラスターを発生させてしまえば、新聞沙汰だ!!と考えている経営者が多く、むりやり出社を禁止しています。その結果、仕事ができる環境がないのに「家で仕事しろ!!」と言われので、何もすることがありません。あるのは、上司からの点呼や報告。結果「待機させられている」と感じてしまうのは仕方がないことです。

余談ですが、ひと月もふた月も自宅待機させていたにもかかわらず、業務に何も支障もでない事に気づいた経営者は……(-_-;)


私は、昔から「会社に行って仕事をすることは、本当に効率的なのか」という疑問がありました。言い換えると、物理的に集まって仕事する必要があるのか?という事です。

私の仕事が、システム開発であったという事も大きな要因であったのですが、それ以外の仕事でも同じじゃないかと思っていました。


決して、対面のコミュニケーションを否定している訳ではありません。逆に絶大なる効果・効用があると思っています。最初と最後はやはり、会ってみて、その人の熱意や人柄を肌で感じたいですからね。


でも、四六時中、同じ空間にいる必要はないと思います。同じ空間にいると、周りに気を使ったり、集中している時に、軽い気持ちで挨拶なんかされたりすると、なんだか「邪魔された」と感じるときありますよね。だから、「仕事は一人で集中して行いたい」と思っています。


一人で仕事をしていて、問題になるのは、細かなニュアンスを伝える時です。で、会えない時は、音声で伝えたいですね。そのために「電話」を使います。

でも、前にも何度か書きましたが、電話は悪魔のツールです。「自分の最善のタイミングで電話すると、相手は最悪の都合である」と何かの本で読んだ記憶があります。あるあるのお話だと大きくうなづいたものです。


この課題を解決するために、昔から色々と考えていました。


解決策の一つに「電子メールの活用」があります。電子メールは、時間と空間のズレを気にせずにコミュニケーションが出来る、とても良いツールです。このツールのお陰で、私みたいに、世間一般の人と、4~5時間、活動時間がずれていても仕事になります。

でも、電子メールだと、ある仕事に関する情報がメールボックスに埋没してしまい、「あのメールどこにあるのかな?Hotmail?google?」「へたすると消したかな?」と悩むことがしばしばです。


実は、私の仕事仲間の方と仕事を進める際に使用しているツールが秀逸で、そんなメールの悩みが一発で解決しまいた。それは、仕事の進捗状況やコメントをタスク毎に管理するツールです。このツールのお陰で、今までの仕事の悩が氷解したのです。

また、このツールのお陰で電話での会話を、本当に必要な時だけに留めることができるようになりました。このツールでも不足するコミュニケーションは、無償のサービス(グーグルのハングアウトやZoomなど)を駆使して、相手の時間を極力盗まないようにしています。(電話は本当に時間泥棒ですね。いやいや泥棒どころか、強盗ですよね!だから気を使います)


そのツールの仕組みに加えて、プッシュ型の情報通知、情報の流れの整理(ワークフロー)、情報の蓄積(データベース)など「あったらいいな、出来らたいいな」と、ドラえもんの歌詞のように私が考えていたことを集大成して、「EGsuite」を開発しました。


すでに、一度は完成させたのですが、もっと汎用的に、もっと機動的に運用できるように再設計しています。この仕組みができたら、是非皆さんに使ってほしいと思います。


なにより、PTAや町内会、子ども食堂などの方々のお役に立ちたいと考えています。

このような任意団体やNPOは、情報共有の基盤がぜい弱で、コミュニケーションロスが多く、効率的な組織運営が出来ていないと感じているからです。

もっと、システムを活用して効率的に会を運営できれば、本来の目的に、もっと頑張って頂ける気がします。


企業の皆さんがEGsuiteを使っていただいて出る利益を、このようなな慈善団体やNPOの活動を支援するIT基盤としてEGsuiteを無償で使っていただ費用に充てたいと考えています。そして、多くの団体が、仕事を効率的に出来る仕組みを活用して、生産性を上げ、そして、もっと社会全体が成長してほしいと考えています。


ですから、完成したら、企業の方々、是非「EGsuite」使って下さいね!!

宜しくお願いしまーす。


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