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  • 清水 尚志

「紙」は敵か味方か?

最終更新: 2月27日

紙は文化・文明の発展には無くてはならないものです。しかし、ビジネスではどうでしょうか?最近、電子帳票法が施行され、電子データの証拠能力を認める範囲や方法が拡大され、紙による書類の保存は、原則不要になりつつあります。


ただ、私たちの仕事は、慣習的に「紙」を「神」として崇めています。その結果、ビジネスが不効率であったり、ビジネスの俊敏性が損なわれたりしています。


紙は、記録方法が簡単で、誰でも読むことができて、修正も簡単で、いらなくなれば捨てるのも簡単です。必要な個所は、切り抜いて保管したり、コピーをとったりして、自分の元に置いておくこともできます。なにより、「物」として存在していることが、安心につながっています。


しかし、良く考えてみると、紙の優位性は、逆に不便の元でもあります。

誰でも読める→机の上に放置した書類から情報漏洩

修正が簡単→書類の改ざん

捨てるの簡単→捨て方によっては情報漏洩のリスク。また、大量に処分すれば資源の無駄

切り抜きやコピー→情報漏洩リスクそもそも、また、何処にしまったか忘れて、結局ゴミになる

などなど


そんな、リスクや不便な事を超えて、ビジネスにとって、もっと由々しき問題をはらんでいます。そう、コストです。コストには、物理的なコスト(保管スペースの確保や、輸送費用、破棄費用等々)と時間的なコスト(輸送時間、書類を探す時間)があります。

これからのビジネスで特に必要なのは俊敏性です。俊敏性は、時間的コストとの戦いです。如何に早く、インシデント(発生した事)を共有して、判断し、行動するかがカギです。

「紙」で処理していたのでは、一つのオフィースに全社員が集まって業務を行っていたとしても俊敏性の実現は不可能でしょう。


また、働き方改革や、今、問題となっている「パンデミック」対応でも、紙が主体の業務運営方法では、対応不可能です。(詳しくは別のブログで書きます)


まず、業務改革に取り組む場合は、ペーパレスから始めましょう。紙から、エクセルベースの申請方法に替えて、電子メールで送付するだけでも効果があります。

次の段階では、電子申請や稟議などの仕組みを使って、エクセルベースの申請書を添付して、電子ワークフローに乗せれば、意思決定が劇的に迅速化します。


ペーパレスが実現できたら、「上司が出張中だから決裁できない」とか「移動中だから書類に目を通せない」なんてことは無くなります。このように、スピード感を持って業務を遂行することで、顧客満足度が向上し、競争力も強化されることでしょう。

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