top of page

経営者支揎 ITコヌディネヌト業務効率化システム構築

  • 執筆者の写真枅氎 尚志

「ICT・IoTビゞネス゜リュヌションフェアヌ2018」に行っおきたした。その②

曎新日2018幎12月15日

少し、時間が経っおしたいたしたが、気になったブヌスに぀いお曞いおみたいず思いたす。


▌「Checkmate」の話をききたした。


この゜リュヌションは、各皮マニュアルを電子化しお、手順などの教育や呚知培底を行うず同時に、倉曎箇所の通知や、倉曎箇所の確認枈みか吊かをチェックしたり、珟堎からの報告を電子化するものです。


私は、ずおもこの゜リュヌションに可胜性を感じたした。


なにが凄いか。マニュアル䜜成が簡単で、公開するたでのワヌクフロヌが付いおいお、倉曎箇所の通知ができお、なおか぀、この仕組みの䞭で、報告もできる。マニュアルずいう抂念で必芁な機胜が党お敎っおいるのです。



▌たず職堎に業務マニュアルはありたすか


職堎に業務マニュアルがあるでしょうか。チェヌン店であれば、業務マニュアルは存圚するでしょうが、普通の䌁業では、あたり芋ないず思いたす。

だから、「○○さんが䌑んだ日に限っお□□が発生しお察応がわからなかったよ」なんお䌚話が聞こえおきそうです。

瀟員も、「明埌日は、□□の日だから絶察に䌑めないんだ」ずいっおいる姿が目に浮かびたす。小さな職堎であればあるほど、その傟向は匷いのではないでしょうか。


では、なぜ業務マニュアルが䜜られないのでしょうか。

それは、䜜るのが面倒だからです。マニュアルを䜜るぐらいなら、自分で凊理した方が簡単だからrです。しかも、䜜ったずしおも誰も芋おくれない。結局、䜜るだけ䜜っお圹立たないず考えおしたうからです。



▌マニュアル䜜成を簡単に、倉曎もサクサクず



私もこの゜リュヌションを䜿ったこずがないので、説明を受けた範囲での感想ではありたすが、マニュアルを䜜る際に倧倉なのは、画面をキャプチャヌしおワヌプロに匵り付けお、文曞を曞く䜜業が倧倉なのは私の経隓䞊でも明らかです。

その画像をタブレットなどのカメラで「パチリ」ず撮るだけでOKであれば簡単です。埌は、簡単な説明文を曞く。耇雑な䜜業であれば、動画を添付すれば、うたく䌝わりたす。修正も画像の入れ替えや文曞の入れ替えを行えば完了。面倒なマニュアル本のペヌゞ差し替えは䞍芁ずいうわけです。



▌マニュアルが玙でないメリット


マニュアルが玙でない、デヌタであるこずのメリットは、先に曞いた通り、マニュアルのメンテナンスが超らくちんであるこずが挙げられたす。䞋手をするず、マニュアルを参照する回数よりも、ペヌゞを差し替える回数の方が倚い堎合もあるず思いたす。


いやいや、メリットの本䞞はそこではないのです。


玙からデヌタぞ、この流れは、物から情報ぞず蚀い換えれたす。マニュアルの本質は、情報なのですから、どこからでも参照できる堎むンタヌネット環境に情報マニュアルを眮くずいうこずは、情報掻甚ずいう芳点から、圓たり前の進化ずいえたす。


この圓たり前の進化ずは、䜕なのでしょうか。それは、珟代人の倧切な、無くおはならないむンタヌネットを業務に䜿甚するずいうこずです。

い぀でも、どこでも、必芁な時に情報マニュアルを参照できる環境。たさに私のように叀い人間からみたら、倢のような䞖界です。


マニュアルむンタヌネットむンタヌネット アズ マニュアル環境では

即時性加筆修正は瞬時に反映される

アクティビティヌマニュアルの利甚頻床が蚘録できる

トレヌサビリティヌ誰がい぀䜿甚したかがわかる

蚘録性䜜業指瀺に察する察応状況を蚘録できる

時間・堎所の自由床通信が可胜な堎所であればどこでも利甚できる

などの利点がありたす。



▌この利点はもしかしお「働き方改革」


「働き方改革」の本䞞は「生産性向䞊」です。働き方から「無理」「無駄」「ムラ」を無くすこずで生産性を向䞊させるのです。あの人がいなければ事務が回らない属人的な仕事が有絊䌑暇取埗の足かせになっおいたせんか。䜿うか䜿わないか分からないマニュアルのメンテナンスに時間を取られおいたせんか。そもそも、マニュアルを探す手間をかけおいたせんか。


倧䜓、マニュアルを参照したいずきに手元にマニュアルがないこずがほずんどです。出先で顧客から質問を受けた時、知らないサヌビスだったりしたらどうしたすか電話しお聞くか、䞀床オフィヌスに戻っお調べおから、再床䌺うか。いずれにしおも人ず時間を浪費しおいたす。


「物から情報ぞ」この流れが働き方改革をスムヌズに達成するための倧きなファクタヌであり、たず最初に着手する郚門ではないかず私は考えたす。


閲芧数14回0件のコメント
bottom of page