経営者支援 ITコーディネート業務効率化システム構築

  • 清水 尚志

「ICT・IoTビジネスソリューションフェアー2018」に行ってきました。(その②)

最終更新: 2018年12月15日

少し、時間が経ってしまいましたが、気になったブースについて書いてみたいと思います。


▼「Checkmate」の話をききました。


このソリューションは、各種マニュアルを電子化して、手順などの教育や周知徹底を行うと同時に、変更箇所の通知や、変更箇所の確認済みか否かをチェックしたり、現場からの報告を電子化するものです。


私は、とてもこのソリューションに可能性を感じました。


なにが凄いか。マニュアル作成が簡単で、公開するまでのワークフローが付いていて、変更箇所の通知ができて、なおかつ、この仕組みの中で、報告もできる。マニュアルという概念で必要な機能が全て整っているのです。



▼まず職場に業務マニュアルはありますか?


職場に業務マニュアルがあるでしょうか。チェーン店であれば、業務マニュアルは存在するでしょうが、普通の企業では、あまり見ないと思います。

だから、「○○さんが休んだ日に限って□□が発生して対応がわからなかったよ」なんて会話が聞こえてきそうです。

社員も、「明後日は、□□の日だから絶対に休めないんだ」といっている姿が目に浮かびます。小さな職場であればあるほど、その傾向は強いのではないでしょうか。


では、なぜ業務マニュアルが作られないのでしょうか。

それは、作るのが面倒だからです。マニュアルを作るぐらいなら、自分で処理した方が簡単だからrです。しかも、作ったとしても誰も見てくれない。結局、作るだけ作って役立たないと考えてしまうからです。



▼マニュアル作成を簡単に、変更もサクサクと



私もこのソリューションを使ったことがないので、説明を受けた範囲での感想ではありますが、マニュアルを作る際に大変なのは、画面をキャプチャーしてワープロに張り付けて、文書を書く作業が大変なのは私の経験上でも明らかです。

その画像をタブレットなどのカメラで「パチリ」と撮るだけでOKであれば簡単です。後は、簡単な説明文を書く。複雑な作業であれば、動画を添付すれば、うまく伝わります。修正も画像の入れ替えや文書の入れ替えを行えば完了。面倒なマニュアル本のページ差し替えは不要というわけです。



▼マニュアルが紙でないメリット


マニュアルが紙でない、データであることのメリットは、先に書いた通り、マニュアルのメンテナンスが超らくちんであることが挙げられます。下手をすると、マニュアルを参照する回数よりも、ページを差し替える回数の方が多い場合もあると思います。


いやいや、メリットの本丸はそこではないのです。


紙からデータへ、この流れは、物から情報へと言い換えれます。マニュアルの本質は、情報なのですから、どこからでも参照できる場(インターネット環境)に情報(マニュアル)を置くということは、情報活用という観点から、当たり前の進化といえます。


この当たり前の進化とは、何なのでしょうか。それは、現代人の大切な、無くてはならないインターネットを業務に使用するということです。

いつでも、どこでも、必要な時に情報(マニュアル)を参照できる環境。まさに私のように古い人間からみたら、夢のような世界です。


マニュアル=インターネット(インターネット アズ マニュアル)環境では

1.即時性(加筆修正は瞬時に反映される)

2.アクティビティー(マニュアルの利用頻度が記録できる)

3.トレーサビリティー(誰がいつ使用したかがわかる)

4.記録性(作業指示に対する対応状況を記録できる)

5.時間・場所の自由度(通信が可能な場所であればどこでも利用できる)

などの利点があります。



▼この利点はもしかして「働き方改革」?


「働き方改革」の本丸は「生産性向上」です。働き方から「無理」「無駄」「ムラ」を無くすことで生産性を向上させるのです。あの人がいなければ事務が回らない(属人的な仕事)が有給休暇取得の足かせになっていませんか。使うか使わないか分からないマニュアルのメンテナンスに時間を取られていませんか。そもそも、マニュアルを探す手間をかけていませんか。


大体、マニュアルを参照したいときに手元にマニュアルがないことがほとんどです。出先で顧客から質問を受けた時、知らないサービスだったりしたらどうしますか?電話して聞くか、一度オフィースに戻って調べてから、再度伺うか。いずれにしても人と時間を浪費しています。


「物から情報へ」この流れが働き方改革をスムーズに達成するための大きなファクターであり、まず最初に着手する部門ではないかと私は考えます。


日本ソフテック株式会社(Checkmate)リンク

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