業務改革の進め方を教えてください

業務改革は、経営目標の為にあります。

経営目標を達成するために何が必要なのかを考える事が最初にすべきことです。

例えば、喫茶店の例で考えてみます。

○○喫茶店の経営理念は、『心地よい時間と空間、美味しいコーヒーでお客様の生活を豊かにする』ことが理念であり、品質やサービス向上の為に『年間売上○○万円以上』という目標が設定されます。当然、従業員のお給料アップも考えたいところです。

すると、「心地よい時間と空間」とは何か、「美味しいコーヒーを提供するにはどうすればいいか」という課題が出てきます。

心地よい時間と空間は、

 店舗の雰囲気作りや行き届いた清掃を行う

 しゃれた食器を使う

 心地よい音楽を流す

 さわやかで、温かみのある接客に徹する

 etc……

美味しいコーヒーを提供するするには

 良い豆を仕入れる

 焙煎からコーヒーを提供するまでに時間を短縮する

 コーヒー豆の種類を増やす

 オリジナルブレンドのコーヒーを開発する

 etc……

では、これらの課題はどうやって実行するか。出来ていない理由は何か。

 清掃は、忙しい時に疎かになりがち。

 しゃれた食器は、壊れやすい。急ぐと割ってしまう。

 忙しいと、ついつい仕事目線で顧客対応してしまう。

  →結局は、繁忙時間対応が必要

では、なぜ、繁忙時間帯を乗り切れないのか

 アルバイトを見つけることができない

 食器の後片付けに手間が掛かる

 会計に手間が掛かる

 オーダーを取る時に時間が掛かる

  →労働生産性の悪さやアルバイト募集に問題があると分かります。

同様に、美味しいコーヒーについても、突き詰めれば、仕入れ量と販売量の調整が出来ていない点に集約されるかもしれません。

ここまで、分かってくると、対策が見えてきます。

 ①清掃は、繁忙時間外に計画的に行う

 ②食器にやさしい食洗器を導入する

 ③レジの電子化を考える

 ④メニューの電子化を考える

 ⑤シフト表を電子化して、気軽にアルバイト出来るようにする。

などです。

コーヒーの場合は

 ①売上予測を行い、ジャストインタイムで豆を購入する

 ②売上管理をシステム化して動きの鈍い商品はメニューから外す

などなど、他にもあるでしょう。

つまり、このように、目標達成のための課題を見つけ、阻害する問題を分解して、それぞれの原因を考え、その原因をまた、纏めてみて全体的な課題に昇華させるのです。

抽象化と具体化を繰り返して、課題の本質を掴むのです。

​もっと上位に位置する「IT戦略」には「経営理念に反しない事は、全て電子化(DX)する」という戦略も成り立ちます。クラウドレジとクラウド型基盤システムを連動させ、売上管理から売れ筋商品の見える化してその標品力をアップさせたり、注文の組み合わせを変えて、売上の変化をすぐに確認し、より改善したり、様々な方策がとれます。

当然、事務の生産性が向上し、経営者が自由に考える時間も増え、新たな事業計画を考え出せるかもしれません。

このように、企業理念や目標を掲げ、その目標を達成するための方法を考え、阻害要因を分析し、克服する方法を模索し、出来るところから実行する。その過程で、必要があればIT化を考えてみる。

この順番を間違えると、無駄な投資をする事になります。

何事も、手順と方法論が大切です。