ここまでの工程で、業務改革に必要なITの機能や、新しい業務の流れ、そしてサービスレベルが明らかになり、あとは、データ量などの見積もりを完了すると、いよいよ。提案要求（RFP)を行う準備ができました。

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多くの場合、この手順を踏まない結果、意図しないシステムが出来上がったり、標準の費用より高くなったり、初期費用は安いが５年TCO（トータルコスト：初期費用＋５年分のランニングコスト）が高くなってしまう場合もあります。ある意味、ここが、システム構築の天王山と言えます。

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さて、RFPはどうやって作るのでしょうか。RFPを作成する前に、「調達評価基準」を作成します。どんな項目を重視するかを予め決めておくのです。例えば、RFPの理解度（すなわち自社のビジネスに対しての理解度）を重視するのか、価格を重視するのか、開発期間を重視するのか、セキュリティ対策を重視するのか、それを項目別に重みづけした一覧表を作成します。

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RFPは、自社のビジネスや、実現したい事、制約時効（開発や費用の上限など）、開発後の運用体制と費用など、要求事項や費用感を問うものです。企業によって、回答様式が大きく変わる可能性もあるため、「調達評価基準」と整合性がある回答を求める項目を追加することもお勧めします。

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注意事項として、RFPに回答するベンダーも大きなコストが掛かります。（コストをかけていない回答はすぐに見抜けます）よって、お声がけするベンダーには情報量を平等にしなければなりません。一部のベンダーからの質問に答える場合、その質問と回答は、全ベンダーに知らせなければなりません。このことは、全ベンダーに周知しておく必要があります。

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回答を得て、「調達評価基準」を基に点数計算を行い、経営者の判断を仰ぎます。その際、点数配分に異議があれば、配点を修正します。なぜなら、システムオーナーは、経営者であり、どこに重点を置くかは経営者が最終判断すべきだからです。

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​得点が決定し、ベンダー選定が終了したら、その結果を、全ベンダーに通知します。その際、結果だけではなく、そのベンダーの提案で良かったところや、劣るところを率直に伝えた方が良いと思います。なぜなら、真剣に作成した回答で、どこが敗因で、どこが評価されたのかは、ベンダーにとって良い情報となるからです。誠意を持ってベンダーをお付き合いすれば、次回のRFPも精一杯頑張って回答してくれるでしょう。そうすることが、自社のシステム構築を常に最善の選択を担保してくれるのです。もし、おざなりな対応をすれば、二度と一生懸命に回答してくれません。誠実さを大切にしましょう。

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