システムの基礎作りから始めましょう

中小企業がシステムを導入する場合は、ほとんどがパッケージシステムを導入しますので、システムの基礎と言われても「ピン!」と来る方は少ないと思います。

システムの基礎とは、組織を表現するための決め事を言います。どんな会社も社長がいて、経理担当者がいると思いますが、社長を表現するためのコード(番号)などが、社内に存在していないと思います。つまり、社長は、社長で充分社内では通用するからです。

しかし、組織が大きくなり担当する業務が多岐にわたるようになると、この仕事は誰に頼めばよいか分からなくなる時が来ます。そんな時、人ではなく、部や課、係などを決めて、人に付与すれば、組織に加わって間の無い新人くんでも大体誰に頼めば良いか察しがつきます。このように、人の仕事や役割に名前を付けてコード化(Ex.社長は1で、副社長は2のコード)して、社員元帳にそのコードを持たせるのです。

同様に、部門や係にもコードを付与して、社員元帳に登録します。このコードは当然ですが、社内で統一して周知する必要があります。よくEUC(End User Computing:社員が勝手にプログラミングしたシステム)で、コード化する事がありますが、あるシステムでは、社長は100番で、あるシステムでは1番の場合があり、簡単にはシステム同士を接続できません。EUCだけでなく、部門ごとに導入したパッケージシステムも同様です。

このコード化が、全社の情報伝達を効率的に行えるか、否かの分かれ道です。システムを開発する前に、全社で使用している情報をコード化出来ないか検討しなければいけません。

検討が完了し、コード化しても、そのコードを維持・管理を行わなければ、昔の無政府状態に陥り、方言の渦に巻き込まれます。そうなる前に、コードを集中管理する仕組みが必要になります。

別に、大掛かりな仕組みでなくてもよく、「管理部門」と「管理ツール」を決めて、厳格に運用すれば良いだけです。(それが難しいからシステム化するのですが……)

同様に、社員の情報や、組織の情報を一元管理できるように、管理部門と管理ツールを決めて管理します。

ここで最重要なのが「管理部門」を決めて、責任の所在を明確にするという事です。

小さな組織では、「そんなかたぐるしい事言う?ちょっとやっといてよ!」ってなりますが、この「ちょっと」で登録を間違えたら、せっかく正確に維持してきた情報が不正確になり、結果的に誰も信じてもらえない情報になってしまいます。

情報は、「正確性」かつ「適時性」が無ければなりません。そのためにも、「管理部門」「責任部門」を明確化しなければならないのです。

社内で情報の重要性を認識して頂く事から始め、それを維持する難しさを理解して頂き、維持するための仕組みを構築する。これが基礎を作るということです。

​どんなに素晴らしいシステムを構築しても、運用が間違っていれば使い物にならなくなることを覚えておいてください。