なぜDXが必要なのですか

DX(デジタルトランスフォーメーション)は、企業の仕事の進め方を改革して、生産性を上げるために必要です。

今までの仕事の進め方は、以下の制約がありました。

①場所の制約

 

職務に使用する端末や、紙の文書など、外部に持ち出せないし、持ち出すと他の人が困ってしまうので、端末や文書のある所まで移動する必要があります。

その例が、「出勤簿への捺印」があります。出勤簿は、特定の場所に設置されていて、みんなが捺印するから機能するのです。捺印するためだけに出社しなければいけない事を何とかしなくてはいけませんね。

②時間の制約

人とコミュニケーションを行うとき、電話にしても、ミーティングにしても、相手の時間を奪います。逆に、相手が多忙を極めていて、電話に出られなかったり、会議に出席できなければ、コミュニケーションがとれません。

しかし、効率的に仕事を行うためには、一人ひとりが非同期で仕事を進める必要があります。接客や直接クライアントと面談する必要がある仕事は例外ですが、小さな時間のズレを容認できる仕組みがないと、スキマ時間が量産され、生産性が低くなってしまいます。

現在は、eーmailの普及により、かなり事態は改善されていますが、日々の仕事の指示や稟議などは、改善の余地があります。

③ものによる束縛

場所の制約と似ていますが、書類が紙である弊害が大きいと言えます。

稟議など、情報の伝達が命の書類でも、机上に何日間も放置されていたり、上司が長期間の出張で決済が下りないなんて事態は日常茶飯事ではないでしょうか。

また、申込書などお客様から頂く書類も、部門間で行ったり来たり、何度もエクセルシートに入力され、至る所でデータ化を試みられていますが、全社的に統一されたいない為、苦労して作成したデータがその部門だけで利用されているケースが殆どではないでしょうか。

なにより、紙媒体では、情報を検索したり、内容を確認する際には、媒体のある場所に移動して、現物を探さなければなりません。これほど無駄が多い作業はありません。

④アナログのコミュニケーションの限界

世界的に言って、FAXが事務処理に使用されている先進国は、日本ぐらいであると言われています。

FAXを自動的に配信するシステムを導入しても、発信側が合理化されただけで、受ける側は、相変わらずアナログの世界での仕事を強いられます。これほど、非対照的な事務はありません。お取引先の合理化によりコストが削減されれば、発注側にもメリットが出てきます。世の中、WinWinを目指さなければいけません。

そもそも、受注を電話で受けた場合、言った、言わないの世界があり、非効率ですし、不確実です。DXの未来は、依頼側が直接的に依頼内容をシステムに入力するので、責任分界点が明確化され、効率的、かつ、正確な仕事ができるようになります。

⑤属人的な仕事の限界

アナログ的な仕事は、個人の能力により差が出ます。要領を知っている人は、テキパキと仕事をこなし、要領を知らない人は、仕事が進みません。

そして、能力のある社員は、もっと合理的に仕事を行うために、色々と工夫します。その工夫は、全社的なルールではなく、個人的なルールなので、それを知らない人は、その人に仕事を依頼する際に、その人のルールに従わなければなりません。その結果、全社的な生産性が下がってしまうのです。

もっと悩ましいのは、「エクセルシート」や「アクセス」などのオフィーススイートを活用て、自分専用のミニシステムを構築して仕事をする人がいる事です。

この場合、本人の生産性は高くなりますが、他の人は、一切その仕事をする事ができなくなるため、人事は固定化され、ますます、その人がいなければならない状況に陥ってしまいます。

【まとめ】

第一に、複雑化する仕事を、生産性を高めながら遂行するには、仕事の中身を精査して、本当に必要な仕事なのか、過去からの慣例で惰性的に行っている仕事かを仕分けしなければ、仕事は雪だるま式に増えてしまいます。だからDXの前に、仕事の断捨離が必要なのです。

第二に、必要な仕事であっても、そのプロセスが正しいか否かを再考する必要があります。昔は誰々の助言が必要だったから、彼をワークフローに含めていたが、今はその必要がないのにメンバーに入っていたり、そもそも、その工程が不要になっているが、受けた人は、黙って捺印しているだけなど、ワークフロー自体に無駄がある場合があります。

第三に、必要な仕事であり、ワークフローが最適かされたと見られても、実は、組織の壁により、無駄がある場合があります。総務課よりも先に人事課が承認しなければいけないなど、承認の順番や、承認手続き自体が現在のビジネススキームに合致していないケースなどがあります。

システム化する前に、各部門の役割や役職の権限などを見直しして、ビジネスが求めるスピードと品質を如何に高めるか、組織内で議論すべきです。

この3ステップを実行した後に、システム化を考えましょう。ここからがDXの始まりです。

逆に、このステップを踏まずしてDXを進めると「不合理の固定化」が起こり、全体的な生産性を損なう事になります。一度、この罠にはまると、DXに対する投資が無駄になるという「サンクコスト(投下済みコスト)」の責任問題に発展し、組織自体が瓦解する恐れもあります。

DXは、会社の成長に欠かせない大切な施策ですので慎重、かつ、大胆に推し進める必要があります。

繰り返しになりますが、「なぜ、DXが必要なのか?」を考えてみます。

 

その理由は、会社の生産性を上げて、競争に勝ち、収益を上げて、従業員の労働環境を改善し、ますます、士気が上がり成長するという、成長スパイラルに入るために必須の活動だという事です。

次回から、実際に何を、どうすれば良いか、実例を交えて説明します。